Автоматизований облік замовлень
Автоматизований облік замовлень - це можливість проводити торгові операції за лічені хвилини, і при цьому всі рішення будуть прийматися на основі відомостей про клієнтів, які присутні в загальній базі даних. Найчастіше менеджерам кожен день доводиться обробляти величезну кількість замовлень. І вони намагаються зробити все якомога швидше, щоб встигнути обслужити якомога більшу кількість клієнтів. І це цілком обгрунтовано, адже від продуктивності їх роботи безпосередньо залежить і їх зарплата. В принципі, такий підхід до справи правильний, але при поспіху, а вона присутня завжди, існує великий шанс припуститися помилки. Наприклад, при оформленні замовлення з відстрочкою платежу, для більшої оперативності роботи менеджер може покластися або на свою інтуїцію або на пам'ять, і дати дозвіл про відстрочку клієнтові з негативною кредитною історією або компанії, яка вже числиться в боржниках. Природно, за таку помилку керівництво не похвалить, і ніхто не візьме до уваги, що дана помилка здійснена не через недбалість, а через бажання краще і швидше виконати свою роботу. Адже в тому випадку, якщо на підприємстві не введений автоматизований облік замовлень і немає загальної бази даних, для вирішення питання про відстрочку необхідно посилати запити в різні підрозділи компанії і чекати на них відповіді. А це зовсім не сприяє оперативному вирішенню проблеми.
Такі тенденції відомі більшості керівників, і ті, хто бажає поліпшити роботу фірми і убезпечитися від таких помилок, вводять автоматизований облік замовлень, що дозволяє швидко і ефективно обробляти інформацію і приймати правильні рішення. Найбільш зручна для організації бізнесу нового типу система SoftERP, що дозволяє синхронізувати роботу всіх підрозділів компанії. При впровадженні даного програмного забезпечення стає можливим організувати загальну базу даних, в яку буде стікатися інформація від всіх підрозділів компанії. Тобто, якщо хоч раз компанія виконувала замовлення для будь-якого клієнта, всі відомості і про замовлення, і про взаємини з клієнтом залишаться в базі даних. При цьому автоматизований облік замовлень дозволяє не тільки фіксувати і зберігати інформацію в автоматичному режимі. При отриманні будь-яких відомостей, вони обробляються системою і структуруються, що дозволяє при необхідності отримати доступ до інформації в найкоротші терміни і без тривалих пошуків. Такий підхід сприяє повному впорядкування всіх документів і відомостей, що надходять з різних підрозділів компанії, що в свою чергу відкриває можливість отримання оперативної інформації про стан справ на фірмі, створення аналітичних звітів і своєчасного визначення найбільш перспективних тенденцій до розвитку.
Автоматичний облік замовлень - це шлях до найбільш раціонального використання робочого часу. Менеджери не витрачають робочий день на нескінченні запити по телефону і численні уточнення. Вся інформація доступна в режимі реального часу. І це ще не все. Такий підхід дозволяє зв'язати в єдину структуру всі підрозділи компанії, відділ продажів, склади, бухгалтерію, аналітичний відділ, що направлено на раціональне планування витрат і оперативний обмін інформацією.
Автоматичний облік замовлень дає можливість планування своєчасних поставок. При великих обсягах продажів співробітники не завжди встигають обробити інформацію і передати її в наступний відділ для подальшого проведення замовлення. Тому виникають проблеми в несвоєчасності виконання зобов'язань фірми. І це цілком природно через недоступність відомостей про наявність товару на складах, про плановані поставках і про необхідність додаткових замовлень в режимі реального часу. Відповідно, така фірма не може становити серйозної конкуренції на ринку, адже клієнти віддадуть перевагу співпрацювати з тими, хто здатний оперативно задовольняти купівельну потреба, а таких підприємств вже чимало.
Варто зазначити, що можливість підвищення конкурентоспроможності шляхом оптимізації роботи всіх підрозділів компанії доступна всім без винятку. Систему SoftERP можна використовувати для автоматизації бізнес процесів і на великому підприємстві, і в невеликій роздрібної фірмі. І немає різниці, чи займаєтеся ви традиційними продажами за допомогою звичайного магазину вже довгий час, або ж тільки починаєте займатися інтернет комерцією. У будь-якому випадку, система SoftERP стане зручним інструментом організації продажів будь-якого типу. Впровадження системи проводиться з урахуванням сфери діяльності підприємства і специфіки його функціональності, що дозволяє створити дійсно потужний інструмент бізнесу.
