Заказы

 

Заказы – это заявки на покупку определенного количества единиц товаров, которые исходят от клиентов. От того, насколько оперативно обрабатываются заявки клиентов, и с какой скоростью формируется и отправляется заказ, зависит конкурентоспособность фирмы. Иногда возникают ситуации, когда клиенту требуется определенное количество продукции на определенное время. Он, естественно, интересуется у менеджера наличием продукции на складе и временем, за которое фирма обязуется доставить его заказ. Для того чтобы ответить на вопрос клиента, менеджеру придется в первую очередь связаться со складом и уточнить наличие-отсутствие продукции. Но данные со склада могут быть не актуальными. Вполне возможно, что товар был уже продан или же информация о новом поступлении была не обработана. Далее менеджеру необходимо связываться и с другими подразделениями фирмы, уточнять информацию о доставке, отгрузке, а иногда и о способе оплаты и возможности скидки или рассрочки. И вполне естественно, что заказы обрабатываются медленно, ведь только для оформления заявки требуется масса уточнений и запросов. Ранее такая практика была общепринята, ведь другого способа обрабатывать заявки клиентов просто не было. Но с развитием технологий и появлением нового программного обеспечения, сервис стало возможно вывести на совершенно иной, более высокий уровень.

 

Система SoftERP позволяет не только быстро обрабатывать заказы, но использовать в данной области деятельности другие сервисы, к примеру, сервис планирования. Такой подход становится возможен благодаря общей базе данных, в которой отражается вся информация из всех подразделений компании в структурированном виде. То есть, проанализировав соответствующую информацию о клиенте, можно предположить время следующей заявки на приобретение продукции и объем. В результате использования данного сервиса можно планировать собственные заявки поставщикам и своевременно удовлетворять покупательскую потребность.

 

Модуль «заказы» в системе SoftERP неразрывно связан с модулем планирования. Для того чтобы осуществлять предварительное прогнозирование заказов нужно в полной мере представлять производственную мощность предприятия для обоснования целесообразности таких поставок. Если складские площади недостаточны или же заказы определенного вида продукции нерегулярны, то вполне возможно, что производственный план может не совпадать с реальными возможностями предприятия, что приведет к перепоставкам, и как соответствие – дополнительным необоснованным расходам.

 

Удобство системы SoftERP в том, что все модули работают взаимосвязано на основе общей базы данных, и поэтому при планировании берется в учет реальная возможность предприятия и соответственно ей составляется производственный план поставок. Так как при планировании количество продукции высчитывается исходя из спроса, заказы могут быть слишком большими. Но при использовании общей базы данных берется в учет не только спрос, но и наличие товаров на складе, поступления в процессе доставки и другие влияющие факторы. Поэтому система SoftERP позволяет формировать заказы, соответствующие спросу, возможностям предприятия и положению дел на складах.

 

Заказы, планируемые и фактические, имеют непосредственную связь со многими подразделениями компании. В первую очередь, они влияют на отдел планирования, где вся информация анализируется, и на основании анализа составляется дальнейший план работы компании.

 

Далее можно увидеть прямое взаимодействие подтвержденных заказов с отделом маркетинга. Здесь отслеживаются все заказы покупателей, обрабатывается информация, анализируется активность клиентов, и оформляются соответственные документы на отгрузку продукции.

 

Заказы фирмы на поставку продукции имеют взаимосвязь с финансовым отделом, где проводится обработка финансовых операций и оформляется счет-фактура.

 

Нельзя упустить еще один важный аспект, а именно то, что заказы любого типа имеют непосредственное влияние на складскую систему хранения. В данном случае наблюдается необходимость в составлении оптимального графика отгрузки, составления документов прихода-расхода, накладных и проведения анализа соответствия выполнения работ поставленным задачам.

 

Соответственно, нетрудно увидеть зависимость данных подразделений компании и насущную необходимость в стабилизации их работы в зависимости друг от друга, что невозможно сделать без общей базы данных, а соответственно – без системы SoftERP.

 

Также нельзя не обратить внимания на еще один модуль, который имеет влияние на заказы, и это – модуль взаимодействия с клиентами. В данном случае речь идет о необходимости постоянного мониторинга реальных и потенциальных клиентов. Только в случае активного взаимодействия с клиентом можно рассчитывать на постоянные и прибыльные заказы.