Установка пріоритету доступу
Система SoftERP дає можливість оперувати інформацією із загальної бази даних, але, як відомо, далеко не всю інформацію можна надавати в загальне користування. Для поділу пріоритетів доступу існують сегменти користувачів, і такий поділ направлено на захист корпоративної інформації. Кожен користувач має обмежений доступ і може отримувати тільки ті відомості, які йому необхідні для роботи. Наприклад, звичайний менеджер повністю обізнаний про наявність продукції на складі і її кількості, але не має можливості переглядати бухгалтерські документи або аналіз продуктивності роботи співробітників. У той час як бухгалтер має частковий доступ до фінансових документів, але не може отримати інформацію з відділу планування або маркетингу. Маркетинговий же відділ оперує звітами про продажі, але не має доступу до інформації про постачання і іншими відомостями, що не входять в сферу його професійних інтересів. Сегменти користувачів визначаються керівництвом, і в залежності від їх професійних обов'язків встановлюється рівень доступу до тієї чи іншої інформації.
Такий підхід дозволяє при достатньої прозорості бізнес процесів забезпечити повне збереження корпоративної інформації. Єдиним користувачем, який може використовувати базу даних підприємства без обмежень є керівник, який і визначає пріоритети в отриманні електронних документів для інших співробітників. При необхідності сегменти користувачів можуть обмежуватися в своїх діях або ж навпаки. Також можна обмежити, заблокувати на час або назавжди будь-якого окремого користувача. Повне видалення користувачів не проводиться через необхідність зберігати відомості про їхню роботу на той період часу, коли вони мали можливість здійснювати будь-які дії в системі. Також це необхідно в тому випадку, коли на службовця, що не має доступу в систему, числяться будь-які документи. Повне видалення користувача спричинить за собою порушення цілісності інформаційної бази, що може негативно відбитися на роботі підприємства.
Такі умови роботи системи SoftERP необхідні для збереження внутрішньої інформації. При обмеженні в доступі, сегменти користувачів можуть в повній мірі виконувати свої професійні обов'язки, адже вони можуть оперувати тими даними, які їм необхідні для роботи.
