Організація оптимальної роботи складу
Склад є важливою сполучною ланкою між виробником і споживачем. Рідкісний магазин або підприємство не має свого складського приміщення. Звичайно, і без складу можна реалізовувати продукцію, наприклад, за принципом дропшіпперной торгівлі, але наявність місця для зберігання продукції дає можливість організувати більш швидкий процес збуту, тому що товар не потрібно замовляти і чекати, поки його доставлять, він завжди є в наявності.
Порядок на складі - гарантія чіткої роботи магазину. Досить часто зберігання і своєчасного обліку продукції не приділяється достатньо уваги, і негативний вплив такого підходу не примушує себе довго чекати. Відсутність інформації про стан справ на складі погано позначається на роботі менеджерів, які не впевнені, чи є продукція в наявності і в якій кількості, і тому оформляють заявки після тривалого з'ясування реальної кількості найменувань товарів.
Сам по собі склад - система складна і вимагає постійної уваги. Справа в тому, що саме від чіткої роботи складу і актуальності надходить звідти інформації залежить робота магазину в цілому. На ці дані орієнтуються продавці та менеджери, закупівельники і безліч інших співробітників, в завдання яких входить забезпечення магазину продукцією або організація збуту. Тому будь-які зміни стану справ на складі повинні відображатися у відповідній документації.
Багато хто може посперечатися і сказати, що це нереально. Адже не може ж за складом постійно ходити людина і фіксувати кожну хвилину продажу і надходження. Хоча раніше приблизно так і було, тільки фіксувалися зміни наявності-відсутності продукції на складі через деякі проміжки часу. Відповідно, наприклад, якщо певний вид продукції закінчувався, але в той же час надходив на склад, в продаж він потрапляв тільки тоді, коли надходження у відповідній формі були зафіксовані, і інформація про них була передана менеджерові.
Якщо склад був невеликий, і номенклатура продукції не відрізнялася просторістю, такі надходження фіксувалися швидко, але все одно було присутнє достатня кількість часу, коли через відсутність актуальної інформації не задовольнявся купівельний попит, і, відповідно, магазин зазнавав збитків.
Якщо ж складське зберігання налічувало сотні найменувань продукції, а це цілком природно для супермаркету середньої величини, будь-якого магазину електроніки і будь-якій торговельній точки, що спеціалізується на реалізації різнопланової продукції, то вести своєчасний облік продукції по-старому ставало дуже складною і трудомісткою завданням. Відповідно, на оперативне оповіщення працівників магазину можна було не розраховувати, що негативно позначалося на організації збуту продукції.
Так було до деякого часу, але після того, як з'явилися нові технології, виникла можливість налагодити збір інформації в найкоротші терміни. Введення системи автоматизації управління складом дозволило досягти абсолютно нового рівня в складської логістики. Всі надходження і продажу враховуються в автоматичному режимі, і інформація надходить в загальну базу даних. Тобто, продавець або менеджер може протягом декількох секунд отримати цікаві для її відома, зарезервувати необхідну кількість продукції, дізнатися, коли буде поставка необхідної партії товару і зробити будь-які інші дії, пов'язані з організацією продажів.
Відповідно, складський облік стає повністю прозорим і зрозумілим, і займає не так багато часу, що дозволяє не збільшувати штат співробітників при збільшенні номенклатури продукції.
Варто відзначити, що система автоматизації бізнес процесів, в тому числі і складського обліку, підходить для будь-якого підприємства, що спеціалізується в області торгівлі. І при онлайн продажах, і в оффлайн торгівлі система однаково зручна і ефективна, що позитивним чином позначається на злагодженості роботи всіх підрозділів компанії.
Окремо варто відзначити суттєве зменшення паперової тяганини. Як відомо, на складання і оформлення документів в традиційному паперовому вигляді йде багато часу, і при цьому не виключені помилки. Автоматизація складського обліку зводить їх до нуля, тому що всі необхідні дії можна здійснювати в електронному режимі. В результаті скорочується час на оформлення заявок, і продажу проводяться в більш швидкому темпі.
Можливості системи SoftERP в повному обсязі можна спостерігати при переобліку. Раніше переоблік продукції здійснювався силами співробітників. Тобто працівники складу перераховували весь товар, що є в наявності, а потім звіряли реальний стан справ з даними, наявними в документах. Чи варто говорити, що при такому підході переоблік займав досить часу і людських ресурсів, і під час цього заходу продажу здійснювати було неможливо. За допомогою системи SoftERP здійснити переоблік продукції просто. Через наявність повної інформації про всі надходження і продажах в загальній базі даних, для оцінки наявності товару на складі необхідно лише проаналізувати всі наявні дані, з чим в змозі впоратися і один співробітник, і скласти зведений документ, в якому буде повністю відображено реальний стан справ .
На сьогоднішній день можна сказати, що найбільш ефективно і злагоджено склад працює тільки при інтеграції системи SoftERP, тому що вона дає можливість створення спільного інформаційного поля і відкриває до нього доступ усім особам, які мають відповідну компетенцію. Це направлено на повну синхронізацію всіх підрозділів магазину, і як результат можна отримати торговий майданчик, повністю відповідає найвищим вимогам.
Окремо можна розглянути синхронізацію роботи складу і торгових майданчиків при одночасній реалізації продукції, як традиційним методом, так і за допомогою інтернет магазину. В даному випадку склад повинен забезпечувати продукцією дві торгові майданчики, що працюють по різному принципом, але в одному напрямку. Тобто необхідно своєчасно резервувати продукцію, відвантажувати замовлення, замовляти товар, якого не у постачальників і виконувати різні інші дії, які необхідні для оптимальної роботи як реального, так і віртуального магазину. Відповідно, якщо складський облік не автоматизовано, виникає нагальна потреба у збільшенні штату, особливо якщо номенклатура товару поступово збільшується. А, як відомо, збільшення штату не вигідно спочатку, тому що вимагає додаткових витрат.
Уникнути такої тенденції можна просто: запровадивши систему SoftERP, яка автоматизує більшість трудомістких процесів обліку і зробить виконання завдань, пов'язаних з роботою складу, менш трудомістким і витратним за часом процесом. Крім цього, з'являється можливість у будь-який час оцінити ефективність роботи складу, що дуже зручно для керівників, які повинні постійно здійснювати контроль за функціонуванням підрозділів магазину і коригувати їх роботу.
