Замовлення
Замовлення - це заявки на покупку певної кількості одиниць товарів, які виходять від клієнтів. Від того, наскільки оперативно обробляються заявки клієнтів, і з якою швидкістю формується і відправляється замовлення, залежить конкурентоспроможність фірми. Іноді виникають ситуації, коли клієнту потрібна певна кількість продукції на певний час. Він, природно, цікавиться у менеджера наявністю продукції на складі і часом, за яке фірма зобов'язується доставити його замовлення. Для того щоб відповісти на питання клієнта, менеджеру доведеться в першу чергу зв'язатися зі складом і уточнити наявність-відсутність продукції. Але дані зі складу можуть бути не актуальними. Цілком можливо, що товар був уже проданий або ж інформація про нові надходження була не оброблена. Далі менеджеру необхідно зв'язуватися і з іншими підрозділами фірми, уточнювати інформацію про доставку, відвантаження, а іноді і про спосіб оплати і можливості знижки або розстрочки. І цілком природно, що замовлення обробляються повільно, адже тільки для оформлення заявки потрібна маса уточнень і запитів. Раніше така практика була загальноприйнята, адже іншого способу обробляти заявки клієнтів просто не було. Але з розвитком технологій і появою нового програмного забезпечення, сервіс стало можливо вивести на зовсім інший, більш високий рівень.
Система SoftERP дозволяє не тільки швидко обробляти замовлення, але використовувати в цій галузі діяльності інші сервіси, наприклад, сервіс планування. Такий підхід стає можливим завдяки загальній базі даних, в якій відбивається вся інформація з усіх підрозділів компанії в структурованому вигляді. Тобто, проаналізувавши відповідну інформацію про клієнта, можна припустити час наступної заявки на придбання продукції та обсяг. В результаті використання даного сервісу можна планувати власні заявки постачальникам і своєчасно задовольняти купівельну потреба.
Модуль «замовлення» в системі SoftERP нерозривно пов'язаний з модулем планування. Для того щоб здійснювати попереднє прогнозування замовлень потрібно в повній мірі представляти виробничу потужність підприємства для обґрунтування доцільності таких поставок. Якщо складські площі недостатні або ж замовлення певного виду продукції нерегулярні, то цілком можливо, що виробничий план може не збігатися з реальними можливостями підприємства, що призведе до перепоставка, і як відповідність - додатковим необгрунтованих витрат.
Зручність системи SoftERP в тому, що всі модулі працюють взаємопов'язано на основі загальної бази даних, і тому при плануванні береться до уваги реальна можливість підприємства і відповідно їй складається виробничий план поставок. Так як при плануванні кількість продукції вираховується виходячи з попиту, замовлення можуть бути занадто великими. Але при використанні загальної бази даних береться до уваги не тільки попит, але і наявність товарів на складі, надходження в процесі доставки і інші впливові фактори. Тому система SoftERP дозволяє формувати замовлення, відповідні попиту, можливостям підприємства і стану справ на складах.
Замовлення, плановані і фактичні, мають безпосередній зв'язок з багатьма підрозділами компанії. В першу чергу, вони впливають на відділ планування, де вся інформація аналізується, і на підставі аналізу складається подальший план роботи компанії.
Далі можна побачити пряму взаємодію підтверджених замовлень з відділом маркетингу. Тут відслідковуються всі замовлення покупців, обробляється інформація, аналізується активність клієнтів, і оформляються відповідні документи на відвантаження продукції.
Замовлення фірми на поставку продукції мають взаємозв'язок з фінансовим відділом, де проводиться обробка фінансових операцій і оформляється рахунок-фактура.
Не можна упустити ще один важливий аспект, а саме те, що замовлення будь-якого типу мають безпосередній вплив на складську систему зберігання. В даному випадку спостерігається необхідність в складанні оптимального графіка відвантаження, складання документів приходу-витрати, накладних та проведення аналізу відповідності виконання робіт поставленим завданням.
Відповідно, неважко побачити залежність даних підрозділів компанії і нагальну потребу в стабілізації їх роботи в залежності один від одного, що неможливо зробити без загальної бази даних, а відповідно - без системи SoftERP.
Також не можна не звернути уваги на ще один модуль, який має вплив на замовлення, і це - модуль взаємодії з клієнтами. В даному випадку мова йде про необхідність постійного моніторингу реальних і потенційних клієнтів. Тільки в разі активної взаємодії з клієнтом можна розраховувати на постійні і прибуткові замовлення.
